Pomoc i instrukcja obsługi

Wejście do aplikacji adresem e-mail i hasłem, a potem drugim składnikiem (kodem z telefonu). Zamiast hasła możesz użyć passkey (Face ID, odcisk palca).

1. 1
   Wpisz e-mail i hasło

   Na ekranie „Zaloguj się” wypełnij pola „E-mail” i „Hasło”, potem kliknij „Zaloguj się”.

2. 2
   Potwierdź drugim składnikiem

   Po poprawnym haśle pojawi się ekran z prośbą o kod z aplikacji uwierzytelniającej (zob. „Logowanie kodem z aplikacji lub kodem awaryjnym”). Bez tego kroku nie wejdziesz do systemu.

3. 3
   Albo użyj passkey

   Jeśli Twoja przeglądarka to obsługuje, pod formularzem jest przycisk „Użyj passkey (Face ID)”. Potwierdź odciskiem palca, Face ID lub PIN-em urządzenia.

4. 4
   Wybierz firmę, jeśli masz ich kilka

   Gdy konto ma dostęp do kilku firm, aplikacja zapyta, do której firmy wejść (zob. „Wybór firmy”).

Przy pierwszym logowaniu ustawiasz aplikację uwierzytelniającą w telefonie. To drugi składnik logowania, wymagany dla wszystkich kont.

1. 1
   Zainstaluj aplikację

   Potrzebujesz aplikacji uwierzytelniającej, np. Google Authenticator, Microsoft Authenticator albo 1Password.

2. 2
   Kliknij „Rozpocznij konfigurację”

   Na ekranie „Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe” pojawi się kod QR.

3. 3
   Zeskanuj kod QR

   W aplikacji dodaj nowe konto i zeskanuj kod. Jeśli skanowanie nie działa, wpisz w aplikacji klucz pokazany pod kodem QR („Nie możesz zeskanować?”).

4. 4
   Wpisz pierwszy kod

   W polu „Kod z aplikacji (6 cyfr)” wpisz aktualny kod i kliknij „Włącz 2FA”.

5. 5
   Zapisz kody awaryjne

   Pojawi się lista kodów (8 sztuk). Zapisz je w bezpiecznym miejscu, zaznacz „Zapisałem kody awaryjne” i kliknij „Przejdź dalej”.

Przy każdym logowaniu hasłem wpisujesz sześciocyfrowy kod z telefonu. Gdy nie masz telefonu, użyj jednego z kodów awaryjnych.

1. 1
   Wpisz kod z aplikacji

   Na ekranie „Wpisz kod z aplikacji” wpisz 6 cyfr w polu „Kod (6 cyfr)” i kliknij „Zaloguj”.

2. 2
   Brak telefonu: kod awaryjny

   Kliknij „Nie mam telefonu, użyję kodu awaryjnego”, wpisz jeden z zapisanych kodów w polu „Kod awaryjny” i kliknij „Użyj kodu awaryjnego”.

3. 3
   Skonfiguruj 2FA od nowa

   Po użyciu kodu awaryjnego drugi składnik zostaje wyzerowany. Ustawiasz go ponownie na nowym telefonie i dostajesz nowy komplet kodów awaryjnych.

4. 4
   Powrót do zwykłego kodu

   Zmieniłeś zdanie? Kliknij „Wróć do kodu z aplikacji”.

Nowy użytkownik dostaje od administratora zaproszenie e-mailem. Z linku aktywuje konto, ustawia hasło i włącza 2FA.

1. 1
   Otwórz link z e-maila

   Wiadomość z zaproszeniem zawiera link. Otworzy się ekran „Zaproszenie do Operis”.

2. 2
   Kliknij „Aktywuj konto”

   Zaproszenie jest jednorazowe: link działa tylko do pierwszego użycia.

3. 3
   Ustaw hasło i zaakceptuj dokumenty

   Na ekranie „Ustaw hasło” wpisz „Nowe hasło” i „Powtórz hasło”. Hasło musi mieć co najmniej 12 znaków, w tym wielką literę, małą literę i cyfrę. W części „Dokumenty do akceptacji” zaznacz oświadczenia o zapoznaniu się z Regulaminem i Polityką prywatności (dokumenty otworzysz kliknięciem w nowej karcie); administrator firmy akceptuje też Umowę powierzenia przetwarzania danych w imieniu firmy. Bez zaznaczenia wszystkich pól konta nie da się utworzyć. Potem kliknij „Ustaw hasło”.

4. 4
   Włącz 2FA

   Aplikacja przeprowadzi Cię przez konfigurację drugiego składnika i zapisanie kodów awaryjnych (zob. „Pierwsze włączenie 2FA”).

5. 5
   Ustaw PIN, jeśli firma tego wymaga

   Jeśli firma wymaga PIN-u, zobaczysz ekran „Ustaw PIN” (zob. „Blokada PIN i zapomniany PIN”). Potem trafiasz na pulpit.

Jeśli Twoje konto ma dostęp do kilku firm, po logowaniu wybierasz, w której pracujesz. Dane firm są całkowicie oddzielone.

1. 1
   Wybierz firmę z listy

   Na ekranie „Wybierz firmę” kliknij nazwę firmy, do której chcesz wejść.

2. 2
   Zmiana firmy w trakcie pracy

   Przy kilku firmach w menu bocznym (na dole) widać nazwę firmy i przycisk „Zmień”. Na telefonie jest to okrągły znacznik z inicjałami firmy na górnym pasku.

Menu po lewej (na telefonie na dole) prowadzi do modułów. Wyszukiwarka pozwala szybko przejść do dowolnej pozycji menu.

1. 1
   Menu główne

   Pozycje to: „Pulpit”, „Faktury zakupu”, „KSeF”, „Faktury sprzedaży”, „Magazyn”, „Paliwo”, „Pojazdy”, „Raporty” i „Administracja”. Widzisz tylko te, do których masz uprawnienie.

2. 2
   Wyszukiwarka poleceń

   Kliknij „Szukaj lub wpisz polecenie” albo naciśnij Ctrl+K (na Macu Cmd+K). Wpisz fragment nazwy modułu, strzałkami wybierz pozycję i naciśnij Enter. Esc zamyka okno.

3. 3
   Telefon

   Na dolnym pasku są pierwsze cztery pozycje menu oraz „Szukaj”. Pozostałe moduły znajdziesz przez wyszukiwarkę.

4. 4
   Pulpit

   Pulpit ma być podsumowaniem dnia dla Twojego zakładu. W obecnej wersji jest to ekran informacyjny „Nic na razie nie czeka na Twoją decyzję”. Faktury czekające na Twoją akceptację zobaczysz w „Faktury zakupu” → „Do akceptacji”.

5. 5
   Konto i wylogowanie

   Pod menu bocznym kliknij swoje imię, żeby wejść do „Moje konto”. Przycisk „Wyloguj” jest na górnym pasku. „Motyw” przełącza wygląd: auto, jasny, ciemny.

Operis działa w przeglądarce i dopasowuje się do telefonu. Po utracie sieci zapis jest wstrzymany, a wpisane dane zostają na ekranie.

1. 1
   Aplikacja na telefonie

   Otwórz Operis w przeglądarce telefonu. Możesz dodać go do ekranu początkowego, wtedy otwiera się jak zwykła aplikacja (na iPhonie to warunek działania powiadomień push).

2. 2
   Gdy zniknie internet

   U góry pojawi się pasek „Brak połączenia. Zapis jest wstrzymany, a wpisane dane zostają na ekranie.” Nie odświeżaj strony.

3. 3
   Po powrocie sieci

   Kliknij ponownie przycisk zapisu (np. „Zapisz opis kosztu”). Wpisane dane nadal są w formularzu.

Najpierw zajrzyj do tej instrukcji. Jeśli to nie pomoże, napisz lub zadzwoń do wsparcia BlackLab.

1. 1
   Sprawdź instrukcję

   Użyj wyszukiwarki w instrukcji, wpisując nazwę przycisku lub komunikat, który widzisz na ekranie.

2. 2
   Zapytaj administratora firmy

   Sprawy uprawnień (brak modułu, brak możliwości akceptacji), zaproszeń, resetu 2FA lub PIN-u załatwia administrator Twojej firmy.

3. 3
   Skontaktuj się z BlackLab

   Telefon: 58 685 03 39. E-mail: it@blacklab.me. Godziny: poniedziałek–piątek, 7:00–15:00.

Wszystkie faktury kosztowe firmy w jednym miejscu: z KSeF i wpisane ręcznie. Możesz je filtrować i przechodzić do szczegółów.

1. 1
   Otwórz „Faktury zakupu”

   U góry widzisz liczbę faktur i licznik „nowych do opisania”.

2. 2
   Filtruj

   W sekcji „Filtry” wybierz „Status”, wpisz fragment w polu „Sprzedawca lub numer”, ustaw „Wystawiona od” i „Wystawiona do”, potem kliknij „Filtruj”. „Wyczyść” kasuje filtry.

3. 3
   Otwórz fakturę

   Kliknij numer faktury. Pod numerem widać źródło („KSeF” lub „ręczna”) i oznaczenie „korekta”.

4. 4
   Przeglądaj strony

   Lista pokazuje po 50 faktur. Użyj „Nowsze” i „Starsze”.

5. 5
   Przyciski u góry

   Zależnie od uprawnień: „Księgowanie”, „Zastępstwa”, „Do akceptacji (n)” i „Dodaj fakturę”.

Faktury papierowe i zagraniczne, których nie ma w KSeF, wprowadzasz ręcznie i dołączasz skan lub PDF.

1. 1
   Kliknij „Dodaj fakturę”

   Przycisk jest na liście faktur zakupu. Otworzy się ekran „Nowa faktura zakupu”.

2. 2
   Wypełnij dane

   „Sprzedawca”, „NIP sprzedawcy (opcjonalnie)”, „Numer faktury”, „Data wystawienia”, „Netto”, „VAT”, „Brutto”, „Waluta” (puste = PLN), „Opis (opcjonalnie)”. Netto plus VAT musi dać brutto (różnica do 2 groszy jest dopuszczalna).

3. 3
   Dołącz plik

   W polu „Skan lub PDF faktury” wybierz plik (PDF, PNG, JPEG lub WebP, do 10 MB). Można też dodać go później.

4. 4
   Zapisz

   Kliknij „Dodaj fakturę”. Zobaczysz szczegóły faktury z komunikatem „Faktura została dodana.”.

5. 5
   Opisz koszt

   Nowa faktura ma status „Nowa”. Dalej rozksięguj ją (zob. „Opis kosztu faktury”).

Ekran faktury pokazuje dane z dokumentu, opis kosztu, obieg akceptacji i załączniki.

1. 1
   Dane faktury

   Sprzedawca, data wystawienia, netto, VAT, brutto, źródło, numer KSeF, a po zaksięgowaniu także data i numer księgowania.

2. 2
   Powiązane korekty

   Jeśli faktura jest korektą albo została skorygowana, widzisz odnośniki do powiązanych dokumentów.

3. 3
   Przyjęcia do magazynu

   Jeśli ktoś przyjął do magazynu towar z tej faktury, zobaczysz listę przyjęć (wymaga podglądu magazynu).

4. 4
   Pobierz lub usuń załącznik

   W sekcji „Załączniki” kliknij nazwę pliku, żeby go pobrać. „Usuń” kasuje załącznik (tylko faktury „Nowa” lub „Odrzucona”).

5. 5
   Dodaj załącznik

   Wybierz plik w polu „Dodaj skan lub PDF (do 10 MB)” i kliknij „Dodaj załącznik”.

Każda faktura musi być opisana: na jaki zakład, kategorię kosztów, MPK i maszynę idzie jej wartość netto. Suma pozycji musi równać się kwocie netto.

1. 1
   Otwórz fakturę i sekcję „Opis kosztu”

   Tabela ma kolumny: „Netto”, „Zakład”, „Kategoria”, „MPK”, „Maszyna”, „Opis”.

2. 2
   Wypełnij pierwszą pozycję

   Kwota netto jest podpowiedziana (cała kwota faktury). Wybierz „Zakład” i „Kategorię”. „MPK”, „Maszyna” i „Opis” są opcjonalne.

3. 3
   Podziel koszt, jeśli trzeba

   Kliknij „Dodaj pozycję” (nowy wiersz dostaje pozostałą kwotę) i rozdziel wartość na kilka zakładów, kategorii lub maszyn. „Usuń” kasuje wiersz.

4. 4
   Pilnuj sumy

   Pod tabelą widać „Rozksięgowano … z …”. Gdy napis kończy się „opis kompletny”, wszystko się zgadza. Różnica do 2 groszy jest dopuszczalna.

5. 5
   Zapamiętaj ustawienia sprzedawcy

   Zaznacz „Zapamiętaj jako domyślne dla tego sprzedawcy”, żeby przy kolejnych fakturach tego sprzedawcy zakład, kategoria, MPK i maszyna podstawiły się same.

6. 6
   Zapisz

   Kliknij „Zapisz opis kosztu”. Zobaczysz „Opis kosztu został zapisany.”.

Opisaną fakturę kierujesz do akceptacji. Aplikacja sama dobiera ścieżkę akceptujących wg reguł obiegu.

1. 1
   Otwórz fakturę

   Przejdź do sekcji „Obieg akceptacji”, podsekcja „Ścieżka akceptacji”.

2. 2
   Sprawdź podgląd ścieżki

   Widzisz regułę i kolejnych akceptujących (osoby lub role). Jeśli nie ma żadnej pasującej reguły, zobaczysz podpowiedź, by poprosić administratora o regułę obiegu.

3. 3
   Dodaj uwagę

   Opcjonalnie wpisz „Uwaga do akceptujących (opcjonalnie)”.

4. 4
   Kliknij „Skieruj do akceptacji”

   Faktura dostaje status „W akceptacji”, a pierwsza osoba z ścieżki otrzymuje powiadomienie.

Lista faktur, które czekają na Twoją decyzję (także jako zastępcy nieobecnej osoby).

1. 1
   Otwórz listę

   Kliknij „Do akceptacji (n)” na liście faktur zakupu albo dostań powiadomienie push i kliknij je.

2. 2
   Przejrzyj kolejkę

   Tabela ma kolumny „Skierowana”, „Numer”, „Sprzedawca”, „Brutto” i „Od” (kto skierował).

3. 3
   Wejdź w fakturę

   Kliknij numer. Tam sprawdzisz dane, opis kosztu i załączniki, a decyzję podejmiesz w sekcji „Twoja decyzja”.

Gdy faktura czeka na Ciebie, akceptujesz ją albo odrzucasz z uzasadnieniem. Odrzucona wraca do osoby, która ją skierowała.

1. 1
   Otwórz fakturę z listy „Do akceptacji”

   Sprawdź dane, załączony plik i opis kosztu.

2. 2
   Zaakceptuj

   W sekcji „Twoja decyzja” wpisz opcjonalny komentarz i kliknij „Zaakceptuj”. Faktura przechodzi do następnego akceptującego albo, po ostatnim kroku, na „Do księgowania”.

3. 3
   Odrzuć

   Wpisz „Powód odrzucenia” (co najmniej 3 znaki) i kliknij „Odrzuć”. Faktura dostaje status „Odrzucona” i wraca do osoby kierującej.

4. 4
   Sprawdź historię

   W „Obieg akceptacji” widać kroki bieżącej rundy z decyzjami oraz pełną „Historię” zdarzeń.

Faktura odrzucona przez akceptującego albo zwrócona przez księgowość wraca do poprawy. Poprawiasz opis i kierujesz ją od nowa.

1. 1
   Przeczytaj powód

   Na fakturze widać czerwoną uwagę z powodem odrzucenia lub zwrotu z księgowości. Dostajesz też powiadomienie „Faktura wróciła do poprawy”.

2. 2
   Popraw opis kosztu

   Zmień rozksięgowanie lub dodaj brakujący załącznik i kliknij „Zapisz opis kosztu”.

3. 3
   Skieruj ponownie

   Kliknij „Skieruj ponownie do akceptacji”. Rusza nowa runda akceptacji.

Gdy akceptujący jest nieobecny, wyznaczasz zastępcę na wybrane dni. Zastępca decyduje w jego imieniu, a w historii widać, kto faktycznie zaakceptował.

1. 1
   Otwórz „Zastępstwa”

   Przycisk jest na liście faktur zakupu. Lista pokazuje „Nieobecny”, „Zastępca”, „Okres” i „Stan” (trwa, zaplanowane, zakończone).

2. 2
   Wypełnij „Nowe zastępstwo”

   Wybierz „Nieobecny” (z samym uprawnieniem do akceptacji możesz wskazać tylko siebie), „Zastępca”, „Od” i „Do (włącznie)”.

3. 3
   Zapisz

   Kliknij „Dodaj zastępstwo”. W wyznaczone dni faktury nieobecnego trafią także do skrzynki zastępcy.

4. 4
   Usuń, jeśli zbędne

   W wierszu zastępstwa kliknij „Usuń”.

Po ostatniej akceptacji faktura trafia do kolejki „Do księgowania”. Tam oznaczasz ją jako zaksięgowaną w programie księgowym albo zwracasz do poprawy.

1. 1
   Otwórz „Księgowanie”

   Ekran „Księgowanie i eksport” zawiera: „Eksport do pliku”, „Do księgowania” i „Ostatnio zaksięgowane”.

2. 2
   Zaksięguj fakturę

   W wierszu faktury sprawdź „Data księgowania”, opcjonalnie wpisz „Numer księgowania” z programu księgowego i kliknij „Zaksięguj”. Status zmieni się na „Zaksięgowana”.

3. 3
   Zwróć do poprawy

   W kolumnie „Zwrot” wpisz „Powód zwrotu” (min. 3 znaki) i kliknij „Zwróć do poprawy”. Faktura wraca do osoby kierującej jako „Odrzucona”.

4. 4
   Cofnij pomyłkę

   W tabeli „Ostatnio zaksięgowane” kliknij „Cofnij”, a faktura wróci do kolejki „Do księgowania”.

Gotowe faktury możesz pobrać jednym plikiem dla księgowej: Excel (XLSX) lub CSV. Jeden wiersz to jedna pozycja opisu kosztu.

1. 1
   Sprawdź licznik

   W „Eksport do pliku” widać „Do wyeksportowania: n faktur” (zaakceptowane i zaksięgowane, których jeszcze nie ma w żadnym pliku).

2. 2
   Pobierz plik

   Kliknij „Pobierz plik XLSX” (kwoty jako liczby) albo „Pobierz plik CSV” (UTF-8, średnik, przecinek dziesiętny; otwiera się w Excelu).

3. 3
   Faktury zostają oznaczone

   Pobrane faktury dostają znacznik „wyeksportowana” i nie trafią do kolejnego pliku.

4. 4
   Pobierz stary plik ponownie

   W tabeli „Poprzednie eksporty” przy dacie kliknij „XLSX”, „CSV” lub „Symfonia”.

Plik ZIP z dokumentami i kontrahentami, który księgowa importuje do Symfonii Finanse i Księgowość.

1. 1
   Ustaw konta (jednorazowo)

   W „Administracja” → „Księgowość: Symfonia” wpisz typy dokumentów i konta (zob. „Ustawienia księgowości: Symfonia”).

2. 2
   Pobierz ZIP

   W „Księgowanie” kliknij „Pobierz dla Symfonii FK (ZIP)”. W archiwum są: „dokumenty.csv”, „kontrahenci.csv” i „INSTRUKCJA.txt”.

3. 3
   Zaimportuj w Symfonii

   Według instrukcji z pliku: Dokumenty (import) → Import specjalny → profil z szablonem „Import z CSV”, wskaż oba pliki CSV. Dokumenty trafią do bufora programu.

4. 4
   Sprawdź bufor

   W „INSTRUKCJA.txt” może być ostrzeżenie o stawkach VAT, które nie wynikają jednoznacznie z kwot. Sprawdź je w buforze.

Pomyłkową lub cudzą fakturę z KSeF możesz wyłączyć z obiegu bez jej usuwania.

1. 1
   Otwórz fakturę

   Przycisk jest w prawym górnym rogu ekranu faktury.

2. 2
   Kliknij „Oznacz jako niedotyczącą”

   Faktura dostaje status „Nie dotyczy” i znika z kolejki do opisania.

3. 3
   Cofnij w razie pomyłki

   Na takiej fakturze kliknij „Przywróć do nowych”.

Faktura korygująca z KSeF jest automatycznie powiązana z oryginałem i przechodzi ten sam obieg co zwykła faktura.

1. 1
   Rozpoznaj korektę

   Na liście pod numerem widać „korekta”. W szczegółach pojawia się sekcja „Powiązane korekty” z odnośnikiem „Koryguje fakturę” lub „Skorygowana przez”.

2. 2
   Opisz koszt

   Kwoty korekty mogą być ujemne. Wpisz w „Opis kosztu” pozycje ze znakiem minus, tak by suma równała się kwocie netto korekty.

3. 3
   Skieruj do akceptacji i zaksięguj

   Dalej tak jak przy zwykłej fakturze. W eksporcie do Symfonii korekta dostaje osobny typ dokumentu (kod korekty z ustawień księgowości).

Ekran „KSeF” pokazuje stan połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur i wszystkie pobrane faktury zakupu oraz sprzedaży.

1. 1
   Sprawdź stan

   U góry widać znacznik: „połączenie działa”, „błąd logowania do KSeF”, „certyfikat wygasł”, „ostatnie pobranie nie powiodło się” lub „nie skonfigurowano”, a także czas ostatniego pobrania i liczbę nowych faktur.

2. 2
   Pobierz faktury od razu

   Kliknij „Pobierz teraz”. System sam pobiera faktury także w tle, więc zwykle nie trzeba tego robić ręcznie.

3. 3
   Przełącz „Zakup” i „Sprzedaż”

   Dwa przyciski nad tabelą wybierają kierunek faktur. Kolumna „Treść” pokazuje, czy szczegóły faktury zostały już pobrane („pobrana”, „czeka”).

4. 4
   Ustawienia

   Przycisk „Ustawienia połączenia” prowadzi do konfiguracji (wymaga uprawnienia „KSeF: konfiguracja połączenia”).

Jednorazowe połączenie firmy z KSeF: NIP, środowisko, certyfikat i klucz prywatny. Po sprawdzeniu połączenia faktury pobierają się automatycznie.

1. 1
   Otwórz „Administracja” → „KSeF”

   Zobaczysz „Stan połączenia” i formularz „Skonfiguruj połączenie”.

2. 2
   Wypełnij dane

   „NIP firmy”, „Środowisko KSeF” (testowe lub produkcyjne), „Identyfikacja podpisującego w KSeF” (zalecane: „Po danych z certyfikatu”), „Pobieraj faktury od” (data startu).

3. 3
   Wgraj pliki

   „Certyfikat (.crt, PEM)” oraz „Klucz prywatny (.key, PEM)”. Jeśli klucz jest zaszyfrowany, wpisz „Hasło do klucza”. Pliki mogą mieć najwyżej 20 KB.

4. 4
   Zapisz

   Kliknij „Zapisz połączenie”. Certyfikat i klucz są zaszyfrowane i nie można ich już odczytać.

5. 5
   Sprawdź połączenie

   Kliknij „Sprawdź połączenie z KSeF”. Gdy test się uda („Połączenie z KSeF działa. Pobieranie faktur zostało włączone.”), pobieranie rusza.

Najczęstsze powody, dla których przyciski akceptacji lub kierowania nie działają, oraz co z nimi zrobić.

1. 1
   Brak przycisku „Zaakceptuj”

   Sprawdź, czy masz uprawnienie „Faktury zakupu: akceptacja”, czy faktura ma status „W akceptacji” i czy to Twój krok. Inaczej zobaczysz „Ta faktura czeka na kogoś innego albo na poprzedni krok.”.

2. 2
   Komunikat o zasadzie czterech oczu

   „Fakturę, którą skierowano do akceptacji z Twojego konta, musi zaakceptować ktoś inny.” Poproś drugą osobę lub administratora o zmianę ustawienia w „Obieg faktur” → „Zasada czterech oczu”.

3. 3
   Ten sam akceptujący w dwóch krokach

   „Ta sama osoba nie może zaakceptować dwóch kroków jednej faktury.” Reguła musi wskazywać różne osoby.

4. 4
   Nie mogę skierować

   Sprawdź opis kosztu: każda pozycja potrzebuje zakładu i kategorii, a suma musi równać się netto. Przy „Żadna reguła obiegu nie pasuje” dodaj regułę (administrator).

5. 5
   Nie widzę faktury

   Faktury z przypisanych zakładów widzą tylko osoby z dostępem do tych zakładów. Poproś administratora o zmianę zakresu zakładów.

Faktury sprzedaży z KSeF trafiają na listę, a Ty opisujesz, jakie materiały (w tonach) i z którego zakładu zostały sprzedane. Dzięki temu działają raporty sprzedaży.

1. 1
   Otwórz „Faktury sprzedaży”

   Widzisz liczbę faktur i „do opisania”. Filtruj po „Status” (Do opisania, Opisana, Nie dotyczy) oraz „Nabywca lub numer”, potem „Filtruj”.

2. 2
   Wejdź w fakturę

   Kliknij numer. W sekcji „Sprzedane materiały” dodaj pozycje: „Materiał”, „Tony”, „Wartość netto”, „Zakład”, „Opis”.

3. 3
   Dodaj kolejne pozycje

   „Dodaj pozycję” dodaje wiersz. Pod tabelą widać „Razem … t · … z …” i „komplet”, gdy wartość pozycji równa się netto faktury.

4. 4
   Zapisz

   Kliknij „Zapisz pozycje”. Faktura jest „Opisana”, gdy suma pozycji równa się netto (różnica do 2 groszy).

5. 5
   Faktura nie dotyczy sprzedaży

   Na fakturze bez pozycji kliknij „Oznacz jako niedotyczącą”. Cofniesz to przyciskiem „Przywróć do opisania”.

Sprzedaż bez faktury z KSeF, np. za gotówkę lub na kwit wagowy, wpisujesz ręcznie. Wchodzi do zestawień i raportów sprzedaży.

1. 1
   Kliknij „Sprzedaż poza fakturami”

   Przycisk jest na liście faktur sprzedaży.

2. 2
   Wypełnij „Nowa sprzedaż”

   „Data sprzedaży”, „Materiał”, „Tony”, „Wartość netto”, „Zakład”, „Nabywca (opcjonalnie)” i „Opis (np. numer kwitu wagowego)”.

3. 3
   Zapisz

   Kliknij „Dodaj sprzedaż”. Wpis pojawi się na liście poniżej.

4. 4
   Usuń pomyłkę

   W wierszu wpisu kliknij „Usuń”.

Magazyn części, olejów, smarów, AdBlue i środków BHP: bieżące stany, wartość zapasu i historia ruchów.

1. 1
   Przejrzyj stany

   Tabela „Stany magazynowe” pokazuje „Towar”, „Grupa”, „Stan”, „Średni koszt” i „Wartość”. U góry jest łączna wartość zapasu i liczba towarów poniżej minimum.

2. 2
   Filtruj

   W polu „Grupa” wybierz Oleje, Smary, AdBlue, BHP lub Inne i kliknij „Filtruj”.

3. 3
   Zobacz ruchy

   Przycisk „Ruchy” otwiera „Ruchy magazynowe”: filtr „Towar”, „Rodzaj ruchu” (Przyjęcie, Rozchód, Korekta). Kliknięcie towaru pokazuje jego ostatnie ruchy.

Kartoteka towarów: nazwa, grupa, jednostka, cena domyślna i minimalny stan.

1. 1
   Kliknij „Dodaj towar”

   Przycisk jest na ekranie „Magazyn”.

2. 2
   Wypełnij

   „Nazwa towaru”, „Grupa”, „Jednostka” (szt., l, par, kg), „Cena domyślna netto”, „Minimalny stan”.

3. 3
   Zapisz

   Kliknij „Dodaj towar”. Edycję zrobisz na ekranie towaru przyciskiem „Zapisz towar”. Pole „Towar aktywny” wyłącza towar z list wyboru.

Zapisujesz, że towar wszedł na magazyn: ilość, cena i opcjonalnie faktura zakupu.

1. 1
   Kliknij „Przyjęcie”

   Na ekranie „Magazyn”.

2. 2
   Wypełnij formularz

   „Towar”, „Data przyjęcia”, „Ilość”, „Cena jednostkowa netto”, „Faktura zakupu (opcjonalnie)” i „Notatka”.

3. 3
   Zapisz

   Kliknij „Zapisz przyjęcie”. Stan i średni koszt towaru zostaną przeliczone.

Zapisujesz wydanie towaru: na maszynę, na pracownika (np. odzież BHP) albo ogólnie.

1. 1
   Kliknij „Rozchód”

   Na ekranie „Magazyn”. Przy każdym towarze widzisz jego bieżący stan.

2. 2
   Wypełnij formularz

   „Towar”, „Data rozchodu”, „Ilość”, a potem „Na maszynę” albo „Na pracownika”. Możesz też zostawić oba puste (rozchód ogólny). „Notatka” opcjonalnie.

3. 3
   Zapisz

   Kliknij „Zapisz rozchód”. Koszt jest liczony średnią ważoną i trafia do kosztów maszyny.

Wpisujesz policzone ilości, a po zamknięciu system sam tworzy korekty stanu o różnice.

1. 1
   Rozpocznij

   Kliknij „Inwentaryzacja”, wpisz opcjonalną notatkę (np. „roczna 2026”) i kliknij „Rozpocznij”.

2. 2
   Wpisz policzone ilości

   W tabeli przy każdym towarze wpisz w polu „Policzono” faktycznie znalezioną ilość (może być 0). Obok widzisz stan z systemu.

3. 3
   Zapisz w trakcie

   Kliknij „Zapisz ilości”, żeby przerwać i wrócić później.

4. 4
   Zamknij

   Kliknij „Zapisz i zamknij inwentaryzację”. Dla towarów z wpisaną ilością powstają korekty (o różnicę względem stanu w systemie).

Ekran „Paliwo” pokazuje stany zbiorników, ostatnie dostawy i tankowania. Zbiorniki (np. główny zbiornik na oleje napędowe) definiujesz raz.

1. 1
   Przejrzyj stany

   Tabela „Zbiorniki” pokazuje „Stan w systemie”, „Napełnienie”, „Średnia cena” i „Ostatni pomiar” z oceną zgodności.

2. 2
   Dodaj zbiornik

   Kliknij „Zbiorniki”, w formularzu „Nowy zbiornik” wpisz „Nazwa zbiornika” i „Pojemność (l)” i kliknij „Dodaj zbiornik”.

3. 3
   Edytuj lub wyłącz

   Przy zbiorniku kliknij „Edytuj”, zmień dane i „Zapisz zbiornik”. Odznacz „Zbiornik aktywny”, żeby wyłączyć go z wyboru.

4. 4
   Wszystkie tankowania

   Przycisk „Wszystkie tankowania” otwiera pełną listę z filtrem po „Maszyna” i „Miesiąc”.

Zapisujesz, że cysterna zatankowała zbiornik: ile litrów i za ile. System liczy z tego średnią cenę litra.

1. 1
   Kliknij „Dostawa”

   Na ekranie „Paliwo”.

2. 2
   Wypełnij formularz

   „Zbiornik”, „Data dostawy”, „Litry”, „Wartość netto dostawy”, „Faktura zakupu (opcjonalnie)” i „Notatka”.

3. 3
   Zapisz

   Kliknij „Zapisz dostawę”. Stan zbiornika rośnie.

Rejestrujesz, ile litrów ze zbiornika wzięła maszyna, pracownik lub zostało pobrane prywatnie. Koszt liczony jest średnią ceną litra.

1. 1
   Kliknij „Tankowanie”

   Na ekranie „Paliwo”.

2. 2
   Wypełnij formularz

   „Zbiornik”, „Data tankowania”, „Litry”, a potem „Maszyna” albo „Pracownik (np. tankowanie prywatne)”. „Notatka” opcjonalnie.

3. 3
   Tankowanie prywatne

   Zaznacz „Tankowanie prywatne (poza kosztami maszyn)”. Wtedy nie wybieraj maszyny.

4. 4
   Zapisz

   Kliknij „Zapisz tankowanie”. Wpis trafi do „Ostatnie tankowania” i do kosztów maszyny.

Porównujesz faktyczny stan zbiornika (np. po pomiarze miarką) ze stanem w systemie. Różnica pokazuje ewentualne straty lub pomyłki.

1. 1
   Kliknij „Pomiar”

   Na ekranie „Paliwo”.

2. 2
   Wypełnij

   „Zbiornik”, „Data pomiaru”, „Stan zmierzony (l)” i „Notatka”.

3. 3
   Opcjonalnie wyrównaj stan

   Zaznacz „Ustaw stan w systemie na zmierzony”, jeśli system ma przyjąć pomiar za obowiązujący.

4. 4
   Zapisz i oceń

   Kliknij „Zapisz pomiar”. Na liście zbiorników zobaczysz różnicę w litrach i ocenę: „zgodny”, „drobna rozbieżność” albo „duża rozbieżność”.

Rejestr maszyn i pojazdów firmy. Maszyny wybierasz potem przy opisie faktur, tankowaniach i rozchodach, żeby liczyć ich koszty.

1. 1
   Przejrzyj listę

   Tabela pokazuje „Maszyna” (nazwa i numer rejestracyjny), „Rodzaj”, „Rok” i „Najbliższy termin” ze znacznikiem „po terminie”, „wkrótce” lub „ok”. „Pokaż wyłączone” / „Tylko aktywne” przełącza widok.

2. 2
   Dodaj maszynę

   Kliknij „Dodaj maszynę” i wypełnij: „Nazwa”, „Numer rejestracyjny”, „Rodzaj”, „VIN”, „Rok produkcji”, „Numer seryjny”, „Uwagi”. Kliknij „Dodaj maszynę”.

3. 3
   Edytuj

   Wejdź w nazwę maszyny, zmień dane i kliknij „Zapisz”. Odznacz „Maszyna aktywna”, żeby ukryć ją w wyborze.

Do każdej maszyny dopisujesz terminy, a aplikacja ostrzega, gdy zbliżają się lub minęły.

1. 1
   Otwórz maszynę

   Sekcja „Terminy: przeglądy, ubezpieczenia, serwis”.

2. 2
   Dodaj termin

   Wybierz „Rodzaj terminu” (Przegląd techniczny, OC, AC, UDT, Serwis, Inne), wpisz „Termin” i „Notatka”, kliknij „Dodaj termin”.

3. 3
   Oznacz wykonany

   W wierszu terminu ustaw datę wykonania, opcjonalnie „Następny termin” i kliknij „Wykonano”. Nowy termin pojawi się sam.

4. 4
   Usuń niepotrzebny

   Kliknij „Usuń” przy terminie.

Na karcie maszyny widzisz, ile w danym roku kosztowała (netto z zaakceptowanych faktur), z podziałem na miesiące i dostawców.

1. 1
   Otwórz maszynę

   Przewiń do sekcji „Koszty maszyny w … r.”.

2. 2
   Zmień rok

   Kliknij sąsiedni rok nad tabelą.

3. 3
   Czytaj tabelę

   Kolumny: „Miesiąc”, „Dostawca”, „Kwota netto”, na końcu „Razem”.

Zestawienia za wybrany rok: koszty, paliwo, magazyn i sprzedaż. Każdy raport pobierzesz do Excela lub CSV.

1. 1
   Wybierz rok

   Na ekranie „Raporty” kliknij sąsiedni rok (przyciski z numerami lat), aby zmienić zakres.

2. 2
   Otwórz raport

   Kafelki: „Zestawienie ogólne”, „Koszty maszyn”, „Tankowania wg maszyn”, „Zużycie materiałów”, „BHP: wydania na pracowników”, „Sprzedaż wg materiałów” i „Płace”.

3. 3
   Pobierz

   W raporcie kliknij „CSV” albo „Excel (.xlsx)”.

Płace i kilka kosztów, których nie ma na fakturach, wpisujesz ręcznie co miesiąc. Wchodzą do zestawienia ogólnego i raportu „Płace”.

1. 1
   Kliknij „Wprowadzanie płac”

   Na ekranie „Raporty”. Wybierz „Miesiąc” i kliknij „Pokaż”.

2. 2
   Wpisz kwoty miesiąca

   W sekcji „Kwoty miesiąca do zestawienia ogólnego” uzupełnij: Wynagrodzenia gotówka, Wynagrodzenia konto, ZUS/US, Koszt księgowy, Inne (ręcznie) i kliknij „Zapisz kwoty miesiąca”.

3. 3
   Wpisz listę płac

   W sekcji „Lista płac” przy każdym pracowniku wpisz Brutto, Netto, ZUS, PIT-4, Koszt, PZU/KOM i Uwagi, potem „Zapisz”. „Usuń” kasuje wpis.

4. 4
   Skopiuj z poprzedniego miesiąca

   Skorzystaj z „Kopiuj płace z poprzedniego miesiąca” lub „Kopiuj kwoty z poprzedniego miesiąca”, a potem popraw różnice.

Aplikacja wysyła krótkie powiadomienia o sprawach wymagających uwagi. Dostajesz je tylko wtedy, gdy masz uprawnienie do danej sprawy.

1. 1
   Nowa faktura zakupu

   Dostają osoby z uprawnieniem „Faktury zakupu: opis i dodawanie”, które widzą tę fakturę.

2. 2
   Faktura czeka na Twoją akceptację

   Dostaje bieżący akceptujący (także zastępca w dniach zastępstwa).

3. 3
   Faktura wróciła do poprawy

   Dostaje osoba, która skierowała fakturę do akceptacji.

4. 4
   Faktura gotowa do księgowania

   Dostają osoby z uprawnieniem „Faktury zakupu: księgowanie i eksport”.

5. 5
   Terminy maszyn i niski stan magazynu

   Termin przeglądu dostają osoby z „Pojazdy: zarządzanie”, niski stan magazynu osoby z uprawnieniem edycji magazynu.

W „Moje konto” włączasz powiadomienia w przeglądarce (push) i opcjonalnie SMS na numer telefonu.

1. 1
   Otwórz „Moje konto” → „Powiadomienia”

   Sekcja „Ta przeglądarka” pokazuje przycisk włączenia dla bieżącej przeglądarki.

2. 2
   Włącz push

   Kliknij „Włącz powiadomienia w tej przeglądarce” i zezwól w oknie przeglądarki. Zrób to osobno na każdym urządzeniu. „Wyłącz powiadomienia w tej przeglądarce” cofa zgodę.

3. 3
   Wybierz kanały

   W sekcji „Kanały” zaznacz „Powiadomienia push” i/lub „Powiadomienia SMS”. Dla SMS wpisz „Numer telefonu (dla SMS)”.

4. 4
   Zapisz

   Kliknij „Zapisz ustawienia”.

Panel „Administracja” zbiera ustawienia firmy w kafelkach. Widzisz tylko te, do których masz uprawnienie.

1. 1
   Kafelki

   „Użytkownicy”, „Role i uprawnienia”, „Zakłady”, „Słowniki”, „KSeF”, „Obieg faktur”, „Księgowość: Symfonia”, „Bezpieczeństwo logowania”, „Dziennik audytu” i „Firma i logo”.

2. 2
   Logo firmy

   W „Firma i logo” w polu „Nowe logo (PNG, JPEG lub WebP, do 1 MB)” wybierz plik i kliknij „Wgraj logo”. „Usuń logo” przywraca inicjały firmy w menu.

Tu dodajesz ludzi do firmy, nadajesz im role i zakres zakładów oraz wyłączasz konta.

1. 1
   Zaproś użytkownika

   W „Zaproś użytkownika” wpisz „Imię i nazwisko” oraz „E-mail”, zaznacz co najmniej jedną rolę i zakres zakładów („Wszystkie zakłady” albo „Tylko wybrane” z listą). Kliknij „Zaproś użytkownika”.

2. 2
   Co się stanie

   Nowa osoba dostanie e-mail z zaproszeniem. Konto istniejące już w systemie (np. z innej firmy) jest po prostu dopisywane do Twojej firmy.

3. 3
   Zaproszenie bez e-maila

   Zaznacz „Nie wysyłaj e-maila. Pokaż mi link zaproszenia, przekażę go sam(a)”. Po zaproszeniu zobaczysz jednorazowy link do skopiowania („Kopiuj”), który przekazujesz osobie sam(a), np. przez komunikator. Link ustawia hasło i 2FA konta, więc nie wysyłaj go nikomu innemu.

4. 4
   Zmień dostęp

   Na liście kliknij „Edytuj”, zmień role i zakłady i kliknij „Zapisz zmiany”.

5. 5
   Wyłącz konto

   W „Status konta w firmie” wybierz „Wyłączony (nie wejdzie do firmy)” i zapisz. Historia pracy użytkownika zostaje.

Gdy ktoś zgubił telefon i kody awaryjne albo zapomniał PIN-u, administrator może zresetować mu drugi składnik lub PIN.

1. 1
   Otwórz użytkownika

   W „Administracja” → „Użytkownicy” kliknij „Edytuj” przy właściwej osobie.

2. 2
   Reset 2FA

   W sekcji „Drugi składnik (2FA)” zaznacz potwierdzenie i kliknij „Resetuj 2FA”. Użytkownik zostanie wylogowany i skonfiguruje 2FA od nowa przy następnym logowaniu.

3. 3
   Reset PIN-u

   W sekcji „PIN użytkownika” kliknij „Zresetuj PIN”. Użytkownik ustawi nowy PIN po następnym wejściu albo w „Moje konto”.

Rola to zestaw uprawnień. Nadajesz ją użytkownikom, a uprawnienia decydują, co widzą w menu i co mogą zrobić.

1. 1
   Utwórz rolę

   W „Nowa rola” wpisz „Nazwa roli” i kliknij „Utwórz rolę i ustaw uprawnienia”.

2. 2
   Zaznacz uprawnienia

   Na ekranie roli uprawnienia są pogrupowane po modułach (np. „Faktury zakupu: podgląd”, „Faktury zakupu: akceptacja”, „Magazyn: podgląd”). Zaznacz właściwe i kliknij „Zapisz rolę”.

3. 3
   Nadaj użytkownikom

   Role przypisujesz w „Administracja” → „Użytkownicy”.

4. 4
   Usuń niepotrzebną

   Kliknij „Usuń rolę” na ekranie roli.

Zakłady to lokalizacje firmy (np. żwirownie). Służą do opisu kosztów i do ograniczania dostępu użytkowników.

1. 1
   Dodaj zakład

   W „Nowy zakład” wpisz „Nazwa zakładu” i opcjonalnie „Adres (opcjonalnie)”, potem „Dodaj zakład”.

2. 2
   Edytuj

   Na liście kliknij „Edytuj”, zmień dane i „Zapisz zmiany”.

3. 3
   Wyłącz lub włącz

   Przycisk „Wyłącz” / „Włącz” przy zakładzie. Wyłączony zakład znika z wyboru przy nowych opisach.

Listy wyboru używane przy opisie faktur, sprzedaży, tankowań i rozchodów. Ich prowadzenie pozwala na spójne raporty.

1. 1
   Wybierz słownik

   Panele: „Kategorie kosztów”, „MPK (miejsca powstawania kosztów)”, „Maszyny i pojazdy”, „Materiały (sprzedaż)” i „Pracownicy (rozchód magazynowy)”.

2. 2
   Dodaj wpis

   Wpisz „Nazwa” oraz kod (dla MPK wymagany, w pozostałych opcjonalny; dla maszyn to numer rejestracyjny) i kliknij „Dodaj: kategoria” (nazwa przycisku zależy od panelu).

3. 3
   Edytuj lub wyłącz

   Przy wpisie kliknij „Edytuj” (potem „Zapisz zmiany”) albo „Wyłącz” / „Włącz”.

Reguły mówią, kto i w jakiej kolejności akceptuje faktury zakupu, zależnie od kwoty, kategorii i zakładu.

1. 1
   Dodaj regułę

   W „Nowa reguła” wpisz „Nazwa reguły” i ustal warunki: „Kwota brutto powyżej (zł)”, „Kwota brutto do (zł, włącznie)”, „Kategoria kosztu”, „Zakład” (puste = dowolna/dowolny) oraz „Priorytet (mniejszy wygrywa)”.

2. 2
   Ustaw kolejnych akceptujących

   W „Akceptują po kolei” wybierz osobę lub rolę dla „Krok 1”, „Dodaj kolejny krok” dla następnych (do 10). Po ostatnim kroku faktura idzie do księgowania.

3. 3
   Zapisz

   Kliknij „Dodaj regułę” (przy edycji „Zapisz regułę”). Odznacz „Reguła aktywna”, żeby ją wyłączyć. „Edytuj” i „Usuń” są przy regule na liście.

4. 4
   Zasada czterech oczu

   Sekcja „Zasada czterech oczu” z polem „Osoba, która skierowała fakturę, może ją też zaakceptować” (domyślnie wyłączone). Zapisz przyciskiem „Zapisz ustawienie”.

Konta i typy dokumentów potrzebne do eksportu faktur do Symfonii FK. Wpisujesz je tak, jak są w planie kont Twojej księgowej.

1. 1
   Uzupełnij pola

   „Kod typu dokumentu zakupu” (np. FVZ), „Kod typu korekty zakupu” (np. FVZK), „Konto rozrachunków z dostawcami”, „Konto VAT naliczonego”, „Domyślne konto kosztowe”.

2. 2
   Wybierz kodowanie

   „Kodowanie plików”: Windows-1250 (ANSI) lub UTF-8. Zmień, jeśli po imporcie polskie litery wyglądają źle.

3. 3
   Konta kategorii

   W tabeli „Konta kosztowe kategorii” wpisz konto dla każdej kategorii kosztów. Puste pole oznacza konto domyślne.

4. 4
   Zapisz

   Kliknij „Zapisz ustawienia”.

Ustawiasz, po ilu minutach bezczynności aplikacja się blokuje, czy PIN jest obowiązkowy i czy passkey zastępuje hasło oraz kod z aplikacji.

1. 1
   Czas blokady

   W polu „Blokada po bezczynności (minuty, 0 = wyłączona)” wpisz liczbę od 0 do 240. Dotyczy użytkowników, którzy mają PIN.

2. 2
   Wymóg PIN-u

   Zaznacz „Wymagaj PIN-u od wszystkich użytkowników”. Kto go nie ma, ustawi go przy następnym wejściu.

3. 3
   Passkey

   Zaznacz „Passkey zastępuje hasło i kod z aplikacji”, jeśli logowanie passkey z potwierdzeniem na urządzeniu ma być pełnym uwierzytelnieniem. Po odznaczeniu passkey zastępuje tylko hasło, a kod z aplikacji nadal jest wymagany.

4. 4
   Zapisz

   Kliknij „Zapisz ustawienia”. Zmiana obejmie użytkowników w ciągu kilku minut.

Rejestr zmian w ustawieniach firmy: kto, kiedy i co zmienił. Przydaje się, gdy trzeba wyjaśnić, skąd wzięła się dana zmiana.

1. 1
   Filtruj wpisy

   Wybierz „Obszar” (np. Zakłady, Role, Ustawienia, Bezpieczeństwo), „Zdarzenie” (Dodano, Zmieniono, Usunięto, Zdarzenie bezpieczeństwa) oraz zakres dat „Od dnia” i „Do dnia”, potem „Filtruj”.

2. 2
   Czytaj wpisy

   Kolumny: „Czas”, „Kto”, „Co”, „Szczegóły”. Rozwiń szczegóły, żeby zobaczyć pola przed i po zmianie.

3. 3
   Okres przechowywania

   W sekcji „Retencja” ustaw „Przechowuj wpisy (lat)” (1–10) i kliknij „Zapisz”.

PIN to sześć cyfr, które odblokowują aplikację po dłuższej przerwie w pracy. Chroni dane na ekranie, gdy odejdziesz od komputera.

1. 1
   Ustaw PIN

   W „Moje konto” → „Blokada PIN” wpisz „PIN (6 cyfr)” i „Powtórz PIN”, kliknij „Ustaw PIN”. Gdy firma wymaga PIN-u, zobaczysz ekran „Ustaw PIN” od razu po wejściu.

2. 2
   Zmień PIN

   Wpisz „Bieżący PIN”, „Nowy PIN (6 cyfr)” i „Powtórz PIN”, kliknij „Zmień PIN”.

3. 3
   Wyłącz PIN

   W sekcji „Wyłącz PIN” wpisz bieżący PIN i kliknij „Wyłącz PIN”. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy firma nie wymaga PIN-u.

4. 4
   Odblokuj aplikację

   Po bezczynności zobaczysz ekran „Aplikacja jest zablokowana”. Wpisz PIN i kliknij „Odblokuj”.

5. 5
   Nie pamiętam PIN-u

   Kliknij „Nie pamiętam PIN-u”, wpisz kod z aplikacji uwierzytelniającej oraz nowy PIN dwukrotnie i kliknij „Ustaw nowy PIN”.

Passkey pozwala logować się bez wpisywania hasła, za pomocą Face ID, odcisku palca lub PIN-u urządzenia. Klucz zostaje na Twoim urządzeniu.

1. 1
   Dodaj passkey

   W „Moje konto” → „Passkeys (Face ID, odcisk palca)” wpisz „Nazwa nowego passkey” (np. „iPhone Tomka”) i kliknij „Dodaj passkey”. Potwierdź na urządzeniu.

2. 2
   Zaloguj się passkey

   Na ekranie logowania kliknij „Użyj passkey (Face ID)” i potwierdź na urządzeniu.

3. 3
   Zmień nazwę lub usuń

   W tabeli „Passkeys” zmień nazwę i kliknij „Zapisz” albo kliknij „Usuń”. Widzisz też datę dodania i ostatniego użycia.

Gdy zużyłeś kody awaryjne albo zgubiłeś ich zapis, możesz w każdej chwili wygenerować nowy komplet. Stare przestają działać.

1. 1
   Sprawdź ile zostało

   W „Moje konto” → „Logowanie dwuskładnikowe” widać „Pozostało n z 8 niewykorzystanych kodów awaryjnych”.

2. 2
   Wygeneruj nowe

   Wpisz „Aktualny kod z aplikacji (6 cyfr)” i kliknij „Wygeneruj nowe kody awaryjne”.

3. 3
   Zapisz je

   Nowe kody są pokazane jeden raz. Zapisz je w bezpiecznym miejscu.

Najczęstsze sytuacje przy wejściu do aplikacji i co w każdej z nich zrobić.

1. 1
   Zapomniane hasło

   Na ekranie logowania nie ma samodzielnego odzyskiwania hasła. Zgłoś sprawę administratorowi firmy lub w BlackLab.

2. 2
   Utracone 2FA (telefon)

   Użyj „Nie mam telefonu, użyję kodu awaryjnego”. Gdy nie masz kodów, administrator firmy zresetuje Ci 2FA (zob. „Reset 2FA i PIN-u użytkownika”).

3. 3
   Kod z aplikacji nie działa

   Ustaw w telefonie automatyczną datę i godzinę. Po kilku błędach logowanie jest wstrzymane na kilka minut, poczekaj.

4. 4
   Zapomniany PIN

   Na ekranie blokady kliknij „Nie pamiętam PIN-u” i potwierdź kodem z aplikacji. Brak telefonu: administrator zresetuje PIN.

5. 5
   Konto zablokowane po błędach

   Komunikat „Zbyt wiele prób logowania. Spróbuj ponownie za … min.” mija sam. Nie próbuj w kółko, bo wydłużasz oczekiwanie.

Jeśli brakuje Ci pozycji w menu albo przycisku, prawie zawsze chodzi o uprawnienia lub zakres zakładów. Rozwiązuje to administrator firmy.

1. 1
   Nie widzę modułu w menu

   Menu pokazuje tylko moduły, do których masz uprawnienie „…: podgląd” (np. „Faktury zakupu: podgląd”, „Magazyn: podgląd”). Poproś administratora o dodanie uprawnienia do Twojej roli.

2. 2
   „Nie znaleziono strony”

   Ten ekran pojawia się też wtedy, gdy strona istnieje, ale nie masz do niej dostępu („Strona nie istnieje albo nie masz do niej dostępu”). Kliknij „Wróć do pulpitu” i poproś o uprawnienie.

3. 3
   „Brak uprawnień do tej akcji”

   Widzisz ekran, ale nie możesz czegoś zapisać. Potrzebujesz uprawnienia do edycji (np. „Faktury zakupu: opis i dodawanie”, „Magazyn: przyjęcia, rozchody, inwentaryzacja, kartoteka”).

4. 4
   Nie widzę faktury lub danych zakładu

   Sprawdź w „Użytkownicy” zakres zakładów swojego konta. Osoba „Tylko wybrane” nie widzi faktur rozksięgowanych na inne zakłady.

5. 5
   „Brak dostępu do firmy”

   Konto nie jest przypisane do żadnej aktywnej firmy. Administrator musi je dodać lub włączyć.

Panel dla administratorów BlackLab. Zwykli użytkownicy firm go nie widzą.

1. 1
   Lista firm

   Ekran „Firmy” pokazuje wszystkie firmy z NIP-em, liczbą użytkowników i statusem (aktywna, wersja próbna, zawieszona).

2. 2
   Załóż firmę

   W „Nowa firma” wpisz „Nazwa firmy”, opcjonalnie „NIP (opcjonalnie)” i „E-mail administratora”, potem „Załóż firmę”. Administrator dostaje zaproszenie e-mailem. Jeśli zaznaczysz „Nie wysyłaj e-maila. Pokaż mi link zaproszenia, przekażę go sam(a)”, e-mail nie zostanie wysłany, a link zaproszenia pojawi się pod formularzem (przycisk „Kopiuj”).

Administrator BlackLab decyduje, z których modułów korzysta każda firma i ile za nie płaci.

1. 1
   Macierz

   Ekran „Moduły i opłaty” pokazuje firmy w wierszach i moduły w kolumnach (✓ włączony, — wyłączony) oraz sumę miesięczną netto.

2. 2
   Zmień moduły firmy

   Wejdź w nazwę firmy. W panelu „Moduły i opłaty” zaznacz lub odznacz „Moduł … włączony”, wpisz „Opłata mies. netto (zł)” i opcjonalnie notatkę, potem „Zapisz moduły”. Zmiana działa od razu.

3. 3
   Nowa firma

   Przy zakładaniu firmy w części „Moduły dla tej firmy” zaznacz tylko te, z których firma ma korzystać.

Administrator BlackLab może na godzinę wejść na konto użytkownika, żeby pomóc w problemie. Wejście jest zapisywane w dzienniku audytu firmy.

1. 1
   Wybierz firmę i użytkownika

   Na liście firm kliknij nazwę, potem znajdź osobę w tabeli „Użytkownicy firmy”.

2. 2
   Zaloguj jako

   Wpisz „Powód wejścia” (min. 10 znaków) i kliknij „Zaloguj jako”. Sesja trwa godzinę. Zakończysz ją przyciskiem „Zakończ” na pasku u góry.

3. 3
   Reset 2FA

   W kolumnie „2FA” zaznacz potwierdzenie i kliknij „Resetuj 2FA” (dla kont, których nie może zresetować administrator firmy).