Regulamin serwisu Operis

1. Definicje

• Usługodawca – BlackLab Maksymilian Grzenkowicz, ul. Słupska 2, 83-340 Sierakowice, NIP 5892061840, REGON 387431326, prowadzący działalność pod marką BlackLab.
• Serwis – system informatyczny Operis (aplikacja internetowa i mobilna typu PWA) służący do prowadzenia ewidencji faktur zakupu i sprzedaży, magazynu, paliwa, pojazdów oraz raportów, wraz z integracją z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
• Klient – przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna), który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Serwisu.
• Użytkownik – osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z Serwisu w jego imieniu (np. pracownik, kierownik zakładu, księgowa).
• Administrator Klienta – Użytkownik z uprawnieniem do zarządzania użytkownikami i ustawieniami firmy.
• Konto – zbiór zasobów w Serwisie przypisany Użytkownikowi, chroniony hasłem i drugim składnikiem uwierzytelniania.
• Dane Klienta – dane wprowadzone do Serwisu przez Klienta lub Użytkowników albo pobrane w ich imieniu (w szczególności faktury, dane kontrahentów, pojazdów i pracowników).

2. Postanowienia ogólne

1. Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców i służy do celów związanych z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą. Regulamin nie jest kierowany do konsumentów.
2. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w Serwisie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.
3. Warunki handlowe (zakres, opłaty, okres rozliczeniowy, okres wypowiedzenia) określa odrębna umowa lub oferta zaakceptowana przez Klienta. W razie sprzeczności pierwszeństwo ma umowa, a w pozostałym zakresie stosuje się Regulamin.
4. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Polityką prywatności oraz, w zakresie danych powierzonych przez Klienta, zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.

3. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka z obsługą JavaScript i ciasteczek sesyjnych (Safari, Chrome, Edge, Firefox w aktualnych wersjach), adres e-mail Użytkownika oraz aplikacja uwierzytelniająca (np. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password) do kodów drugiego składnika. Powiadomienia w aplikacji na iPhonie wymagają dodania Serwisu do ekranu początkowego.

4. Konto i bezpieczeństwo

1. Konta zakłada Usługodawca albo Administrator Klienta, wysyłając zaproszenie na adres e-mail Użytkownika. Rejestracja bez zaproszenia nie jest możliwa.
2. Przy zakładaniu Konta Użytkownik akceptuje Regulamin i Politykę prywatności. Administrator Klienta akceptuje dodatkowo Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w imieniu Klienta i oświadcza, że jest uprawniony do jej zawarcia. Akceptacja jest zapisywana wraz z wersją dokumentu, datą i godziną oraz adresem sieciowym i danymi przeglądarki.
3. Dostęp do Konta wymaga hasła (min. 12 znaków, wielkie i małe litery oraz cyfra) i drugiego składnika uwierzytelniania. Użytkownik może dodatkowo ustawić PIN blokady po bezczynności oraz logowanie passkey.
4. Użytkownik zobowiązuje się chronić dane dostępowe, nie udostępniać ich osobom trzecim, niezwłocznie zgłaszać podejrzenie ich ujawnienia oraz korzystać z Konta wyłącznie osobiście. Klient odpowiada za działania Użytkowników.
5. Usługodawca może zawiesić Konto, jeśli istnieje uzasadnione podejrzenie nieuprawnionego dostępu lub naruszenia Regulaminu, informując o tym Klienta.

5. Zasady korzystania

Klient i Użytkownicy zobowiązują się w szczególności do:

• korzystania z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem i jego przeznaczeniem;
• nie wprowadzania treści bezprawnych ani złośliwego oprogramowania;
• nieprzekraczania uprawnień i niepodejmowania prób obejścia zabezpieczeń, testowania podatności bez pisemnej zgody Usługodawcy ani nadmiernego obciążania infrastruktury;
• wprowadzania danych rzetelnych i weryfikowania poprawności dokumentów księgowych przed ich zaksięgowaniem lub wysłaniem do organów;
• zapewnienia, że ma podstawę prawną do wprowadzania do Serwisu danych osobowych osób trzecich (np. pracowników i kontrahentów).

6. Integracja z KSeF

1. Pobieranie faktur z KSeF wymaga skonfigurowania przez Klienta połączenia z użyciem jego certyfikatu lub tokenu. Dane uwierzytelniające są zapisywane w bazie w postaci zaszyfrowanej i używane wyłącznie do pobierania i wysyłania dokumentów na polecenie Klienta.
2. KSeF jest systemem Ministerstwa Finansów, niezależnym od Usługodawcy. Usługodawca nie odpowiada za jego dostępność, limity zapytań, zmiany interfejsu ani za skutki podatkowe wynikające z treści dokumentów.
3. Klient odpowiada za ważność certyfikatu, nadane uprawnienia w KSeF i terminowe odnowienie dostępu.

7. Dostępność i wsparcie

1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis był dostępny całodobowo. Mogą wystąpić przerwy na prace serwisowe, aktualizacje bezpieczeństwa i awarie niezależne od Usługodawcy; prace planowane Usługodawca stara się wykonywać poza godzinami pracy Klientów.
2. Kopie zapasowe bazy danych wykonywane są codziennie i przechowywane w postaci szyfrowanej przez 30 dni.
3. Wsparcie techniczne: it@blacklab.me, tel. 58 685 03 39, pon.–pt., 7:00–15:00 (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). Zgłoszenia przesłane poza godzinami są obsługiwane w najbliższym dniu roboczym.

8. Odpowiedzialność

1. Serwis jest narzędziem wspierającym prowadzenie ewidencji. Nie stanowi doradztwa podatkowego, księgowego ani prawnego, a odpowiedzialność za treść dokumentów, rozliczenia i terminy ponosi Klient.
2. Usługodawca odpowiada za szkody wyrządzone Klientowi z winy umyślnej oraz, w pozostałym zakresie, do wysokości rzeczywistej szkody nieprzekraczającej łącznej wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z wyłączeniem utraconych korzyści w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
3. Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikające z udostępnienia przez Klienta lub Użytkownika danych dostępowych osobom trzecim, z działania siły wyższej, z awarii usług podmiotów trzecich (w tym KSeF, operatorów telekomunikacyjnych i dostawców usług powiadomień) ani z korzystania z Serwisu niezgodnie z Regulaminem.

9. Własność intelektualna

Serwis, jego kod, układ, znaki towarowe i dokumentacja są chronione prawem. Klient otrzymuje niewyłączne, niezbywalne prawo do korzystania z Serwisu w okresie obowiązywania umowy. Dane Klienta pozostają własnością Klienta; Usługodawca przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia usługi, zgodnie z Umową powierzenia.

10. Zakończenie korzystania i dane po zakończeniu

1. Okres wypowiedzenia i skutki rozwiązania umowy określa umowa z Klientem.
2. Po zakończeniu umowy Klient może przez 30 dni pobrać swoje dane (w formatach udostępnianych w Serwisie lub na pisemne żądanie). Po tym terminie dane są usuwane z systemów produkcyjnych, a z kopii zapasowych ulegają usunięciu w ciągu kolejnych 30 dni, chyba że obowiązek ich dalszego przechowywania wynika z przepisów prawa.

11. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania Serwisu można zgłaszać na adres it@blacklab.me lub telefonicznie. Zgłoszenie powinno zawierać dane Klienta i opis problemu. Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni od otrzymania zgłoszenia.

12. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych powodów, w szczególności zmiany przepisów, zakresu usług lub wymogów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Klient jest informowany w Serwisie lub e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Po zmianie Użytkownik zostanie poproszony o ponowną akceptację dokumentu przy kolejnym logowaniu.
3. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę zgodnie z jej postanowieniami.

13. Postanowienia końcowe

Do umów o korzystanie z Serwisu stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe pozostają w mocy.

Regulamin obowiązuje od dnia 26 października 2026 r. Kontakt: BlackLab Maksymilian Grzenkowicz, ul. Słupska 2, 83-340 Sierakowice, it@blacklab.me, tel. 58 685 03 39.